同業種、異業種関わらず、様々な会社と共同でのプロジェクト運営をする場面が仕事では出てきます。
自社の中でも色々と問題があると思われますが、企業風土が異なる者同士が共同で作業をするのには様々なトラブルがつきものとなります。
ここでは、プロジェクト運営を上手く手掛けていく方法をお伝えいたします。
様々なプロジェクトがあると思われますが、どんなプロジェクトでも、まずは計画の策定から入ります。
細かな見積もりや行程表が必要な場合もありますが、それはそれとして、プロジェクトの管理をする場合は大きく「初期「中期」「後期」に分け、それぞれの期間に何を大切にするかをおおざっぱに決めることから始めると流れがつかみやすくなります。
せっかく立てた計画ですが、プロジェクトではまず計画通りに進行することはありません。
今までやったことが無いことをするのに、計画通りに行くはずもなく、トラブルは付きものと考えて、トラブルがあっても慌てず、冷静に対処することが望ましいです。
プロジェクト運営の上手い下手は、このトラブルに対しての対応で決まります。
プロジェクト運営の上手い人は、どんなトラブルが起こりそうか、どこに落とし穴がありそうか「予見できる」、又は、トラブルが起きた時にトラブルを「ハンドリングできる」人です。
無理にプロジェクトを計画通りに進めようとすると、逆に傷口が広がり取り返しのつかないことになります。
最終的には、お客様から与えられた納期が守れればOKと考え、柔軟に対処することが求められます。
プロジェクトの種類、現場によりさまざまですが、ここでは一般的なプロジェクト運営でのトラブルと対処方法を上げておきます。
共同体としてのプロジェクト運営では、様々なトラブルが予見されますが、ここではいくつかの一般的な問題とその対処方法を示します。
コミュニケーションの問題:
トラブル: メンバー間の意思疎通が不十分で、誤解が生じること。
対処方法: 定期的なミーティングの設定、透明性のあるコミュニケーションチャネルの利用、すべてのメンバーがアクセスできるプロジェクト管理ツールの導入。
意思決定の遅延:
トラブル: 共同体のメンバー全員の合意形成が難しく、プロジェクトの進行が遅れること。
対処方法: 意思決定のルールを明確に設定し、必要に応じて多数決を取るなどの手法を用いる。また、決定権を持つリーダーやサブグループの設定も有効。
リソースの配分不均等:
トラブル: 特定のメンバーに過剰な負担がかかること。
対処方法: プロジェクトの負担を公平に分配するシステムを確立。定期的なレビューを通じて、タスクの配分を調整し、必要に応じて外部からサポートを得る。
モチベーションの低下:
トラブル: 長期間にわたるプロジェクトでメンバーの関心やモチベーションが低下すること。
対処方法: 小さな目標を設定して定期的に達成感を提供、メンバーの努力を認識し評価するシステムを作る。また、楽しい社交イベントやリフレッシュの機会を提供する。
スキルと役割のミスマッチ:
トラブル: メンバーが適切でない役割やタスクを担当しているために効率が悪いこと。
対処方法: メンバーのスキルと興味を詳しく把握し、それに基づいて役割を割り当てる。定期的に役割の見直しを行い、トレーニングや教育の機会を提供する。
